Организация переездов по Москве и области

с 9:00 до 21:00 без выходных

+7 (495) 798-85-08

+7 (963) 977-07-42

Акция! Междугородний переезд на газели 18м3 от Москвы до Санкт-Петербурга = 16000 руб.     Подробнее

Как организовать переезд офиса

Абсолютное большинство компаний периодически сталкиваются с необходимостью смены офиса. 

Абсолютное большинство компаний периодически сталкиваются с необходимостью смены офиса. Подобная потребность может быть вызвана различными причинами:

  • желанием сэкономить на арендной плате;
  • увеличением штата;
  • стремлением повысить статус, расположившись в престижном районе;
  • завершением строительства собственного офиса и т.д.

В любом случае сама процедура должна быть тщательно организована и хорошо подготовлена, иначе неизбежно возникнут пробл

Планирование

Сначала переезд офиса лучше осуществить на бумаге. Предварительное планирование позволит учесть большинство нюансов и четко определить роль и функции каждого сотрудника (если, конечно, вы решите осуществлять перевозку собственными силами). Определите дату и время, после чего посмотрите, кто из работников на этот период может быть безболезненно отвлечен от исполнения непосредственных должностных обязанностей. При этом необходимо учитывать физические кондиции людей. Так женщин можно привлечь к упаковке архивов и мелкой техники. Разборку и переноску мебели и крупной техники лучше доверить крепким молодым мужчинам. Если у вас в компании имеется выделенное IT подразделение, вопрос с тем, кто будет заниматься перевозкой компьютерной, телекоммуникационной и оргтехники, отпадает сам собой.

На этапе планирования необходимо как можно точнее определить объем перевозимого имущества – это позволит не ошибиться при заказе транспорта для переезда.  Если в офисе имеются тяжелые сейфы, торговое или сервисное оборудование, лучше пригласить профессиональных грузчиков для их погрузки-выгрузки. При переноске таких вещей требуется специальная оснастка, хорошая физическая подготовка и определенные навыки. Экономить здесь не стоит – оплата больничных, поврежденного оборудования, ремонт помещения в итоге могут обойтись гораздо дороже стоимости услуг профессионалов.

Не забывайте о такой «мелочи» как упаковка. Использование подручных средств чревато повреждением мебели и техники, утратой ценной информации и другими неприятностями. Поэтому лучше заранее приобрести необходимое количество упаковочных материалов

Подготовка

Начать подготовку к переезду лучше всего с архивов, вспомогательного оборудования и мебели, которая непосредственно не используется при работе персонала и обслуживании клиентов

. Также заранее можно упаковать картины и прочие элементы оформления интерьера, которые требуется забрать с собой. 

Во вторую очередь прекращают работу подразделения и сотрудники, не занятые непосредственно обслуживанием клиентов. Внимание, для демонтажа мебели и климатической техники может потребоваться профессиональный инструмент. Если вы не уверены в квалификации своих сотрудников, лучше пригласить для выполнения этих работ специалистов по сборке, разборке и перевозке мебели и техники. Это даст возможность избежать поломки материальных ценностей и затрат на их ремонт или замену. 

Последними собираются в путь клиентские подразделения, а также персонал, от которого напрямую зависит функционирование компании (ТОП-менеджеры, бухгалтерия, IT и т.д.). Для крупных предприятий оптимальное время начала подготовки к перемещению указанных работников – вечер пятницы.

Перевозка


Как будет осуществляться перевозка, во многом зависит от размеров компании. Если в штате насчитывается до десяти сотрудников, целесообразно все решить за один день.

 

Средние и крупные предприятия лучше перевозить поэтапно, в той же последовательности, в которой осуществлялась подготовка. При этом следует учитывать, что мебель и технику желательно транспортировать в специализированных фургонах. Их кузова оборудованы креплениями, с помощью которых дорогостоящее имущество можно надежно зафиксировать, чтобы устранить риск его повреждения в результате падения или ударов (например, на крутых поворотах, спусках, подъемах или при резком торможении автомобиля). 

Порой складывается ситуация, когда старый офис необходимо освободить к конкретному сроку, а новый оказывается не полностью готов, и в нем нельзя разместить всех сотрудников сразу. В этом случае целесообразно часть персонала отправить во внеочередной отпуск, а лишнее имущество разместить на складе временного хранения. Это позволит обеспечить специалистам, присутствие на работе которых необходимо, комфортные условия труда.

В качестве совета

Практика показывает, что эффективно организовать переезд офиса собственными силами удается только небольшим компаниям, количество сотрудников в которых не превышает 5-7 человек. Для средних и крупных предприятий подобная попытка сэкономить оборачивается дополнительными убытками из-за:

  • сверхнормативного простоя;
  • утери документации и важной информации;
  • ухода части клиентов, обязательства перед которыми не удалось своевременно исполнить по причине вынужденного перерыва в работе;
  • повреждения или полного выхода из строя мебели и техники во время непрофессиональной погрузки-выгрузки, переноски и перевозки;
  • оплаты больничных листов сотрудникам, получившим травмы при выполнении несвойственных функций и т.д.

В связи с этим лучший вариант решения проблемы – заказать переезд офиса под ключ в надежной мувинговой компании.